Har automatiseret teamsamarbejde

Situation. En stor del af teamets driftsarbejde — at koordinere, håndtere adgangskoder, holde styr på opgaver og tid — blev lavet i hånden, og manuel koordinering er en skjult omkostning: man lægger aldrig rigtig mærke til den, men den æder støt timer, der kunne bruges bedre.

Opgave. Målet var at automatisere det gentagne driftsarbejde.

Handling. De dele, der egnede sig til det, blev automatiseret — teamsamarbejde, adgangskodehåndtering, opgavestyring, tidsstyring — og oven på det et halvautomatisk system til at fremvise projekter. Tanken bag det hele var at tage rutinekoordineringen ud af folks hænder, så den kørte af sig selv, og lade dem bruge den frigjorte opmærksomhed på arbejde, der rent faktisk krævede et menneske. Fremvisningssystemet var den samme tankegang anvendt på noget mere synligt: at præsentationen af arbejdet for det meste skete automatisk og ikke var en manuel pligt hver gang.

Resultat. Driftseffektiviteten steg, og teamet blev mere produktivt, fordi den rutinekoordinering, der før krævede konstant menneskelig opmærksomhed, nu i vid udstrækning kørte af sig selv. Den tid, der før sivede ud i pseudoarbejde, gik nu til det egentlige arbejde.