Effektiviserade projektarbetet och sparade 150 timmar per månad i 30 projekt genom att optimera arbetsflöden och resurshantering.

Situation. I en portfölj med runt trettio projekt gick tid förlorad varenda månad på arbetsflöden som aldrig hade optimerats och en resurshantering som var ojämn — en del personer underutnyttjade, en del överbelastade, arbetet planerat olika från ett projekt till nästa.

Uppgift. Målet var att göra portföljen effektivare och få tillbaka den tid som försvann månad efter månad.

Handling. I en genomgång av de trettio projekten bearbetades arbetsflödena och resurshanteringen tillsammans — flaskhalsarna togs bort, arbetslasten balanserades så att det inte alltid var samma fåtal personer som var begränsningen, och sättet att planera och driva arbetet standardiserades så att varje projekt inte var ett eget specialfall. Trettio projekt som vart och ett tappar lite tid blir mycket tillsammans; lösningen handlade mest om att göra de goda rutinerna konsekventa snarare än att hitta på något smart.

Resultat. Förändringarna sparade runt 150 timmar i månaden i portföljen. Det är en återkommande månatlig besparing, inte en engångseffekt — trettio projekt som drivs slimmare, månad efter månad.