Har sparet 150 timer om måneden på 30 projekter

Situation. I en portefølje på omkring tredive projekter gik der hver eneste måned tid tabt til arbejdsgange, der aldrig var blevet optimeret, og til ujævn ressourcestyring — nogle medarbejdere var underudnyttede, andre overbelastede, og arbejdet blev planlagt forskelligt fra det ene projekt til det næste.

Opgave. Målet var at gøre porteføljen mere effektiv og vinde den tid tilbage, der forsvandt måned efter måned.

Handling. De tredive projekter blev gennemgået, og arbejdsgangene og ressourcestyringen blev forbedret samlet — flaskehalsene blev fjernet, arbejdsbyrden blev fordelt, så det ikke altid var de samme få personer, alt ventede på, og planlægningen og styringen af arbejdet blev standardiseret, så hvert projekt ikke var sit eget særtilfælde. Når tredive projekter hver taber lidt tid, løber det op; løsningen handlede mest om at gøre de gode vaner ensartede og ikke om at opfinde noget smart.

Resultat. Ændringerne sparede omkring 150 timer om måneden i hele porteføljen. Besparelsen er tilbagevendende og ikke en engangsgevinst — tredive projekter, der kører slankere, måned efter måned.